1-Sea selectivo.
Si haces una búsqueda rápida en Internet sobre “facturación electrónica“, sin duda recibirás miles de plantillas de facturas electrónicas y plataformas de facturación online. Cuidado. No todas estas opciones son iguales.
Por ejemplo, PayPal tiene una plataforma de facturación sencilla. Sin embargo, carece de muchas funciones personalizables que ofrecen muchas de las principales plataformas de facturación. Lo mismo ocurre con la plétora de plantillas de facturas genéricas.
Antes de empezar a facturar a tus clientes, haz los deberes y averigua qué es lo que más te conviene. Elige la plataforma o la plantilla que mejor se adapte a la facturación de tu negocio.
Si estás atascado, aquí tienes algunas preguntas para tomar esta decisión:
¿Qué funciones de facturación necesitas? Si quieres hacer algo más que facturar, busca plataformas que tengan funciones como el seguimiento del tiempo, la preparación de impuestos o el seguimiento del inventario.
¿Es la plataforma o la plantilla adecuada para su organización? Hay plataformas/plantillas relacionadas con un nicho, como algunas diseñadas sólo para organizaciones sin ánimo de lucro.
¿Cuánto quieres pagar? Algunas son gratuitas, otras pueden costar entre 10 y 50 dólares al mes.
¿Cuántos empleados y clientes admite?
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¿Es fácil de usar? Algunas plataformas son bastante sencillas de entender, mientras que otras pueden requerir cierta formación.
¿Es compatible con varios idiomas, monedas y pasarelas de pago? Si tiene clientes de todo el mundo, esta debería ser una característica imprescindible.
¿Cómo se hace la copia de seguridad de los datos? Si está en la nube, esto le permite acceder a ellos cuando y donde quiera.
¿Se adhiere a las normas de seguridad de datos PCI (PCI-DSS)? La seguridad debe ser una prioridad para que usted y sus clientes estén protegidos de los ciberataques.
¿Proporciona soporte técnico o servicio de atención al cliente? Habrá dificultades en la resolución de problemas y de facturación. Asegúrese de que hay una forma de resolver estos problemas.
¿Es escalable?
¿Qué dicen otros usuarios? Lee las reseñas que te ayudarán a responder alguna de las preguntas anteriores.
2-Aprenda cómo funcionan los mejores sistemas de facturación electrónica.
¿Ha encontrado un sistema de facturación electrónica? Si es así, es fantástico. Pero aún no ha terminado.
Al igual que con cualquier aparato nuevo que compres, pruébalo primero para no cometer ningún error cuando llegue el momento de facturar a tus clientes. Además, experimenta con las funciones personalizables, como la colocación del logotipo, los colores y el tipo de letra.
Lo más sencillo es crear una factura y enviarla a ti mismo, a un colega, a un amigo o a un familiar para asegurarte de que todo está en regla.
5 consejos para mejorar su facturación electrónica.
3-Mantén a tus clientes al tanto.
Si empiezas a facturar electrónicamente a tus clientes, ya sea enviándoles una plantilla por correo electrónico o utilizando una plataforma de facturación, notifícales el cambio.
Puede que no te des cuenta, pero podría afectar a su proceso de pago. Por ejemplo, puede que prefieran una copia en papel o que no utilicen una plataforma como PayPal.
4-Automatizar, automatizar, automatizar.
Ahora que ha hecho el cambio a la facturación electrónica, puede empezar a aprovechar el poder de la automatización.
Esto no sólo acelerará el proceso de pago, lo que su flujo de caja agradecerá, sino que también le ahorrará tiempo y dinero tanto a usted como a su cliente.
Algunas plataformas de facturación utilizan la automatización para
-Almacenar la información de pago del cliente en su tarjeta para poder cobrarle con sólo un clic.
-Establecer calendarios de facturación recurrentes.
-Recordatorios de pago automáticos y notificaciones de retraso en el pago. Flint, por ejemplo, hará un "ping" a los clientes hasta que realicen el pago.
-Habilitar el procesamiento de facturas online para que los clientes puedan pagarte cuando y como prefieran.5-Humanizar las facturas electrónicas.
Que utilices la factura digital no significa que no debas humanizar tus facturas. Dedica un par de minutos a personalizar cada factura, por ejemplo, agradeciendo al cliente el pago, así como su apoyo continuo durante los últimos cinco años.
También puedes añadir un toque personal a tus facturas mencionando productos o servicios adicionales que tu cliente podría utilizar o compartiendo con ellos un contenido que podría mejorar su negocio.
Ambas cosas no solo humanizan tus facturas, sino que agilizan los pagos y pueden utilizarse como táctica de marketing para futuros trabajos.
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