Optimización de los ingresos: sistema de facturación
Los errores tipográficos, los errores de entrada o las entradas incompletas son algunos de los errores comunes que se producen al crear las facturas. Omitir información o cometer un error en una factura puede retrasar los pagos o incluso crear una disputa entre las partes.
Hemos elaborado una lista de comprobación para ayudarle a asegurarse de que está creando una factura sin discrepancias ni omisiones que puedan provocar conflictos o retrasos.
1- Incluya su información de contacto
El nombre, la dirección, la información del sitio web, el número de teléfono y el correo electrónico de su empresa deben figurar en la parte superior de la factura. Esta información debe incluirse en todas las facturas. Una forma fácil de asegurarse de que esta información se incluya siempre es crear una plantilla de factura con esta información ya rellenada.
2- Crear un sistema de seguimiento de facturas fácil de usar
Un sistema de seguimiento de facturas le ayudará a localizar y controlar todas sus facturas. Cuando un cliente llama o usted llama por teléfono a un cliente por una factura, el número de referencia incluido en su factura le ayudará a usted o al cliente a localizar la factura rápidamente.
3- Incluya la información del receptor
Cuando cree una factura, asegúrese de incluir también la información del receptor. Esta información puede estar ubicada en la parte superior de la factura, debajo de su información, o en la parte inferior de la factura. Esta información puede ayudarle a consolidar sus registros y encontrar rápidamente todas las facturas asociadas a un cliente o consumidor.
4- Incluya toda la información pertinente
Debes incluir información sobre el producto o servicio prestado, el coste unitario, la cantidad pedida, el precio de los bienes o servicios y el tipo impositivo y los gastos de envío asociados a la factura. Cree campos estándar que estén listos para ser rellenados. Si crea una factura con toda esta información, es menos probable que sus clientes o consumidores se pongan en contacto con usted para hacerle preguntas.
5- Añada una descripción de los bienes o servicios prestados
La mayoría de las veces, lo mejor es incluir una breve descripción del servicio o producto proporcionado. La descripción debe proporcionar la información que su cliente necesita para saber exactamente a qué corresponde la factura. La descripción debe incluir el número de unidades vendidas, el coste por cada unidad y cualquier otra información que ayude al cliente a saber a qué se refiere la factura.
6- Incluya su acuerdo de términos de servicio
Muchas empresas, especialmente los autónomos, las pequeñas empresas y los proveedores de servicios se olvidan de incluir esta información. Los términos y condiciones indicarán cuándo es la fecha de vencimiento, así como los cargos por retraso asociados a los pagos atrasados. Por ejemplo, todas las facturas deben pagarse en los 5 días siguientes a su recepción. Los pagos realizados después de la fecha de vencimiento están sujetos a una tasa de retraso de x dólares.
7- Envíe su factura como un archivo adjunto de correo electrónico
Si va a enviar sus correos electrónicos a través de Internet, es mejor adjuntar la factura a un correo electrónico. Además, solicite un acuse de recibo para tener una prueba de que el destinatario recibió su correo electrónico.
8- Introduzca la información de la factura en su sistema de seguimiento
Una vez que haya enviado la factura, asegúrese de actualizar su sistema de seguimiento con la fecha y la hora en que se envió la factura, a quién se envió, el importe de la factura y el número de factura. Este sistema le permitirá llevar un control de los que han pagado y de los que no han pagado.
9- Llevar un control de los pagos atrasados
Si un cliente o consumidor no ha realizado su pago, contáctelo por correo electrónico e incluya el número de factura, la fecha de envío de la misma y el monto adeudado.
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