Cómo facturar correctamente
Los consultores deben crear facturas profesionales que indiquen claramente sus servicios, las horas trabajadas y el importe de la factura. A continuación, te presentamos una sencilla guía que te muestra cómo facturar a los clientes como consultor profesional:
1. Haga un seguimiento de sus horas
Es habitual en el sector de la consultoría que las empresas cobren a los clientes por horas. Si ese es el acuerdo que tienes con algunos o todos tus clientes, es importante que desarrolles un sistema de seguimiento de tus horas. Asegúrate de que el sistema te funciona y es algo que puedes mantener a largo plazo.
Es importante que ingrese cada hora facturable en sus registros, para que no pierda ningún ingreso potencial.
El seguimiento de las horas es el primer paso para facturar como consultor, de modo que puedas facturar a los clientes por hora.
2. Incluya un encabezado
Cuando redacte su primera factura de consultoría, querrá crear un encabezado estándar que aparezca en cada factura. Incluye lo siguiente en el encabezado de tu plantilla de factura:
El logotipo de tu empresa
- La información de contacto de tu empresa, incluyendo tu nombre, dirección, número de teléfono y correo electrónico
- Incluye la palabra “Factura” en tu cabecera para que los clientes puedan ver de un vistazo de qué documento se trata
3. Añada los datos de contacto de su cliente
Debajo del encabezado, necesitarás un espacio en tus facturas para rellenar la información de contacto del cliente. Asegúrate de incluir el punto de contacto correcto en cada factura que crees.
Si tus clientes son empresas grandes, es probable que tu contacto para la facturación sea alguien del departamento de facturación, en lugar de tu contacto comercial diario.
Tomarte el tiempo de confirmar el contacto de facturación correcto puede ayudarte a que te paguen más rápido por tus servicios.
4. Incluya la fecha de la factura
Incluye la fecha en la que estás preparando la factura debajo de los datos de contacto del cliente. Esto le ayudará tanto a usted como al cliente a archivar la factura a efectos de contabilidad.
5. Numerar las facturas
Asigne un número único a cada factura que cree. La numeración de las facturas facilita que tanto usted como sus clientes puedan referirse a una factura concreta en caso de que surjan preguntas.
Un sistema de numeración coherente también le ayuda a archivar sus facturas y a mantener sus registros organizados. El método más sencillo para numerar las facturas es hacerlo de forma secuencial. Así, el primer número puede ser Factura #001, la segunda factura puede ser Factura #002 y así sucesivamente.
También puede crear un sistema de numeración que incorpore la fecha de facturación, si lo prefiere. Incluya el número de la factura en la parte superior de la misma.
6. Enumere claramente sus servicios
Elabore una lista detallada de todos los servicios que ha prestado, incluyendo:
- Una breve descripción de cada servicio
- El número de horas trabajadas
- La tarifa por hora de pago
- Un subtotal de los cargos por cada servicio
Puede ser útil organizar esta información en una tabla, con una columna separada para cada dato.
7. Indique sus condiciones de pago
Incluya sus condiciones de pago en cada factura que envíe. También es una buena idea discutir las condiciones de pago con cada cliente antes de firmar un contrato, para que no haya sorpresas cuando se envíe la primera factura. Sus condiciones de pago deben enumerar los métodos de pago que acepta, que pueden incluir cualquiera de los siguientes:
- Cheques
- Efectivo
- Tarjeta de crédito
- Transferencia bancaria
- Pagos en línea
- Pagos por móvil
- Pagos periódicos
En la sección de condiciones de pago de su factura también debe exponer su política de retrasos en los pagos. Si tiene la intención de cobrar comisiones de demora por pagos atrasados, incluya aquí los detalles de sus comisiones de demora.
8. Indique la fecha de vencimiento del pago
Incluya la fecha de vencimiento del pago en su factura. Asegúrese de que esta parte de la factura sea muy visible, para que los clientes no la pasen por alto. Puede hacer que destaque utilizando fuentes en negrita o un color de letra diferente.
Incluya la fecha específica de vencimiento del pago en lugar de plazos más vagos como “El pago vence en 30 días”. Dar la fecha de vencimiento real puede ayudar a evitar confusiones y a que te paguen más rápido.
9. Añada el importe total a pagar
Incluya el importe total a pagar en la factura, con los impuestos aplicables. Al igual que con la fecha de vencimiento del pago, haga que la sección del total a pagar destaque en la página, con fuentes más grandes, más audaces o más coloridas.
10. Incorpore la facturación electrónica
La facturación electronica llegó para quedarse. En primer lugar definamos que es: La facturación electrónica es un documento que registra y respalda transacciones, operaciones de transferencias, bienes y servicios.
Es emitida, firmada, trasladada y almacenada digitalmente, generada por un emisor (en este caso podría ser el vendedor), enviada a un receptor (el cliente) y autorizada siempre por la DGI. (Caso Panamá). Por tal motivo es de vital importancia implementar los mecanismos en facturación electrónica, tomando en cuenta los 9 aspectos antes mencionados, los cuales llevan a sus procesos administrativos a un nivel más eficiente y de avanzada.
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