La conectividad trae el dinero y los servicios de Servicio VoiP están cambiando el terreno de juego. Se acabaron los días en que la distancia y la diferencia horaria eran limitaciones: su gerente de proyecto podría estar en Londres mientras se encuentra en Camboya para una inspección acelerando las decisiones comerciales. Es más fácil ahora.
Pero también es más fácil hacer las reuniones en línea. En este artículo, echamos un vistazo a las mejores prácticas de VoiP para que te alejes de los errores comunes que cometen los organizadores de reuniones y los participantes.
Dado que las transacciones comerciales se hacen más fáciles a través de reuniones virtuales, todavía hay estándares mínimos de etiqueta requeridos. A pesar de ser virtual, los buenos modales siguen siendo necesarios. Puedes tener reuniones virtuales todo lo que desees, pero resultará contraproducente si no entiendes los conceptos fundamentales de la plataforma.
El software VoiP acorta la distancia y elimina las demoras cuando porque las conexiones se realizan de forma orgánica, sin problemas y fácil. Las decisiones se toman más rápido porque la sinergia realmente se lleva a cabo a través de reuniones virtuales instantáneas e interactivas, independientemente de la ubicación geográfica.
Lo que necesita es un servicio VoiP comercial y todo será mucho más rápido. Un informe indica que el cambio a la tecnología VoiP da un ahorro a las empresas de un mínimo de 30 %. Un sistema de teléfono VoIP prácticamente elimina los gastos en los que generalmente incurre el servicio telefónico tradicional, lo que es una gran ayuda para las pequeñas empresas.
Practicas correctas para el uso del Servicio VoiP
Para obtener el máximo provecho de una reunión virtual, estas son las principales reglas que debe seguir para que un servicio VoIP empresarial lleve a su negocio al siguiente nivel.
Conoce tu agenda
Nunca inicie una reunión, virtual o no, sin un objetivo final en mente. Esto es fundamental la comprensión sólida de este concepto es el secreto de la productividad empresarial. ¿Para qué es la reunión? ¿Qué esperas lograr? ¿Cuál es su lugar en el esquema del modelo de negocio? Antes incluso de enviar una invitación, asegúrese de haber incluido todos los puntos de discusión que deben abordarse. En un estudio, el 73% de los participantes considera que tener una agenda preparada es muy importante.
Una agenda envía un mensaje claro de que se refiere a negocios y que el tiempo y la productividad son esenciales. Establece el tono de la reunión virtual incluso antes de que comience. Enviar una agenda de antemano reduce el tiempo de la reunión porque, a través de ella, los demás participantes tienen la oportunidad de preparar todos los documentos necesarios y los datos relevantes para los temas que se debatirán.
Si se necesitan sugerencias, esto también les da a los demás participantes más tiempo para pensar y llegar a conceptos e ideas. Es un acto claro de cortesía y respeto, los participantes serán informados completamente sobre el tenor de la discusión y tendrán tiempo suficiente para prepararse adecuadamente y estar listos.
Elija el mejor proveedor de Servicios Voip
Tener un servicio VoIP empresarial poco confiable va en contra del punto mismo de tener reuniones virtuales interactivas. Es frustrante para todas las partes involucradas cuando una reunión virtual está en curso y la línea se comporta de forma irregular haciendo que los participantes se desconecten. Sume los dolores de cabeza y retrasos cuando las reuniones ni siquiera pueden comenzar debido a problemas de compatibilidad. Antes de aventurarse a adoptar reuniones virtuales como práctica de la empresa, es importante elegir el mejor servicio VoiP comercial disponible en el mercado.
Cuando busque un servicio VoiP comercial, es esencial comenzar la búsqueda teniendo en cuenta su presupuesto. Un paquete VoiP empresarial barato también implica un servicio barato y muchas veces problemático. Elija un proveedor de servicios VoiP de negocios que ofrezca numerosos paquetes para que se pueda dar más margen de maniobra a la hora de averiguar qué se ajusta mejor a las necesidades de su empresa.
Un servicio VoiP empresarial confiable es aquel que ofrece numerosos paquetes comerciales según las necesidades de su empresa, no solo brinda seguridad, soporte e integración de productos de terceros, sino que también tiene una aplicación móvil personalizada que facilita la interacción fluida de todos los participantes, independientemente de si se está utilizando una computadora personal una tableta o teléfono celular. Xitsus telefonía te brinda un servicio de VoIP empresarial de primera categoría en el que la compatibilidad con terceros no es un problema.
Conozca a los participantes.
Es irresponsable comenzar una reunión sin conocer a los participantes involucrados. Todos los nombres, posiciones e intereses como todos los participantes deben ser conocidos por todos. Saber esto hará que sea más fácil tener un entorno que promueva la interacción y la discusión.
Una buena reunión es aquella en la que todos los participantes pueden contribuir y no hay una forma más sencilla de lograrlo, sino conociendo el nombre de cada participante para que todos puedan ser abordados directamente con preguntas.Esto crea fácilmente una atmósfera donde todos pueden ser escuchados y atendidos correctamente.
Sea particularmente consciente de la cultura variable de cada participante. La mayoría de las reuniones virtuales tienen participantes internacionales que naturalmente provienen de diferentes culturas. Si tiene una reunión virtual con, por ejemplo, un asociado japonés, tenga en cuenta las etiquetas culturales exclusivas de la persona. Siempre hable en el idioma que todos entiendan para que ningún participante se sienta invadido. Si se necesita un traductor, asegúrese de tenerlo con antelación.
Al interactuar, asegúrese de que su micrófono esté apagado cuando no esté hablando. Nunca interrumpa cuando alguien está en medio de la discusión, aparte de ser una falta de respeto, también es confuso para todos los participantes.
Haga que la atmósfera sea ligera y abierta, comenzando con referencias personales antes de entrar en la discusión. Si se alcanzaron los objetivos importantes del proyecto, asegúrese de comenzar la reunión reconociendo a las personas involucradas y felicitando a todos por un trabajo bien hecho. Un simple acto de reconocimiento ayuda a mejorar la moral del individuo y la moral de la empresa.
Asegúrese de proporcionar continuidad. La continuidad es esencial dado que una reunión virtual se realiza en fases rápidas y la atmósfera es siempre cambiante y dinámica en comparación con una reunión física. Siempre se debe proporcionar una narración breve y sencilla de los desarrollos y plazos si es el caso. Muestre una visualización clara de los desarrollos de proyectos y objetivos de negocio.
Con estas simples pero efectivas recomendaciones, sus reuniones virtuales serán mucho más efectivas, y eficientes, a medida que estos conceptos se desarrollen los resultados serán cada vez mejores.
