Una parte fundamental que realiza cualquier empresa es el envío de facturas. En la actualidad, numerosas empresas necesitan enviar facturas y recibos para cobrar.
En el pasado, su proceso de facturación se basaba probablemente en el papel. Es posible que haya tenido que imprimir facturas físicas, enviarlas por correo a un cliente y esperar a que confirme, pague o envíe un comprobante de pago.
En los últimos años, la facturación electrónica (o e-factura) ha llevado la gestión de las facturas a un nivel superior, agilizando los flujos de trabajo y simplificando todo el proceso. De hecho, las investigaciones muestran que el mercado mundial de la facturación electrónica tenía un valor de 8.740 millones de dólares en 2021 y se espera que alcance los 29.680 millones de dólares en 2027.
Si bien hay una tendencia creciente hacia las facturas electrónicas, los datos de la industria muestran que, en promedio, los departamentos de cuentas por pagar recibieron más de un tercio de sus facturas en papel, a pesar de que un error de factura en papel cuesta 53,50 dólares para arreglar. Está claro que aún queda camino por recorrer.
¿Quiere saber más sobre todo lo relacionado con la facturación electrónica?
En este artículo, le explicaremos qué es (y qué no es) la facturación electrónica, sus ventajas y cómo puede implantar con éxito una solución de facturación electrónica.
La facturación electrónica y su funcionamiento
La facturación electrónica recibe otros nombres, como facturación electrónica y facturación digital. Es el proceso de facturar a su cliente digitalmente o a través de Internet, en lugar de hacerlo en persona o por correo.
Sin embargo, la digitalización de las facturas en papel no es lo mismo que la facturación electrónica.
Si haces una foto de una factura en papel o utilizas una aplicación para convertirla en una factura en PDF, eso no es facturación electrónica. Si no se emite electrónicamente y no incluye datos estructurados que una máquina pueda leer o extraer, no es una factura electrónica.
La facturación electrónica existe desde hace décadas, desde los tiempos de los formatos XML y el intercambio electrónico de datos (EDI) para el procesamiento de documentos y la adquisición de materiales.
Ahora, las facturas digitales suelen prepararse con soluciones de software de facturación, lo que permite a los clientes acceder a los datos de sus facturas a través de su correo electrónico o en un entorno online. La mayoría de los sistemas de facturación también permiten a los clientes realizar pagos a través del portal.
Por supuesto, al igual que las facturas en papel, es necesario incluir la misma información en la factura electrónica, incluyendo los datos del cliente y del vendedor, los bienes o servicios adquiridos, el importe a pagar, la fecha de pago y el número de factura.
Ventajas de la facturación electrónica
Hay varias razones por las que puede pasarse a la facturación electrónica, entre ellas:
Comodidad general y mejora de la productividad. Las empresas pueden evitar muchas horas de procesamiento manual, utilizando plantillas para generar rápidamente su factura y enviarla electrónicamente y de forma segura, dondequiera que estén.
Procesamiento de facturas automatizado y sin contacto. Las empresas más grandes que envían regularmente facturas recurrentes pueden beneficiarse de la funcionalidad de automatización de la facturación electrónica, liberando más tiempo para su departamento de cuentas por pagar.
Pagos anticipados. Minimice el riesgo de retrasos en los pagos con facturas en papel y mejore su flujo de caja con pagos más rápidos y actualizados en tiempo real.
Menos cuellos de botella. Ajustar manualmente los errores de las facturas en papel cuesta tiempo y dinero. Con el software de facturación, puede reducir el riesgo de error humano y realizar cambios al instante, todo ello reflejado instantáneamente en su portal de facturación, es decir, su única fuente de verdad.
Cómo empezar a procesar facturas electrónicas
Puede ser difícil elegir el software de facturación adecuado para su empresa, pero es importante tener en cuenta las necesidades de su departamento o empresa. Algunas preguntas generales que debería hacerse son
¿Qué tipo de funcionalidades e integraciones necesita? ¿Qué grado de especialización deben tener?
¿Necesita sólo funciones de facturación o contabilidad, o también funciones adicionales como la gestión de proyectos?
¿Qué solidez puede tener la solución de facturación electrónica, teniendo en cuenta su presupuesto?
¿Qué grado de escalabilidad tiene el producto? ¿Podrá adaptarse a su crecimiento y necesidades en los próximos años?Si se toma el tiempo necesario para responder a estas preguntas, podrá elegir el proveedor de servicios de facturación perfecto para sus necesidades.
Cómo implementar la facturación electrónica con éxito
Una vez que haya elegido un proveedor de facturas digitales, sólo habrá recorrido la mitad del camino. Al fin y al cabo, si sus clientes no hacen el cambio con usted, volverá a la situación inicial. Para que el proceso de transición sea fácil y la incorporación de tus clientes sea perfecta, aquí tienes algunos consejos que debes tener en cuenta.
Cree una estrategia global para introducir el cambio a la facturación electrónica. Si ha decidido pasarse a la tecnología digital, es importante que sus clientes se unan a su idea. Esto significa que no debe limitarse a enviar un correo electrónico de actualización y dar por concluido el proceso, sino que debe ofrecer múltiples oportunidades para que sus clientes entiendan por qué está haciendo la transición.
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