Xitsus Latam https://xitsus.com.pa IT SOLUTION PROVIDER Thu, 30 Jun 2022 18:23:32 +0000 en-US hourly 1 https://xitsus.com.pa/wp-content/uploads/2021/01/cropped-favicom-100x100.jpg Xitsus Latam https://xitsus.com.pa 32 32 5 consejos para mejorar su facturación electrónica. https://xitsus.com.pa/5-consejos-para-mejorar-su-facturacion-electronica/ https://xitsus.com.pa/5-consejos-para-mejorar-su-facturacion-electronica/#respond Thu, 30 Jun 2022 18:23:32 +0000 https://xitsus.com.pa/?p=28538 Read more]]> 1-Sea selectivo.

Si haces una búsqueda rápida en Internet sobre “facturación electrónica“, sin duda recibirás miles de plantillas de facturas electrónicas y plataformas de facturación online. Cuidado. No todas estas opciones son iguales.

Por ejemplo, PayPal tiene una plataforma de facturación sencilla. Sin embargo, carece de muchas funciones personalizables que ofrecen muchas de las principales plataformas de facturación. Lo mismo ocurre con la plétora de plantillas de facturas genéricas.

Antes de empezar a facturar a tus clientes, haz los deberes y averigua qué es lo que más te conviene. Elige la plataforma o la plantilla que mejor se adapte a la facturación de tu negocio.


Si estás atascado, aquí tienes algunas preguntas para tomar esta decisión:

¿Qué funciones de facturación necesitas? Si quieres hacer algo más que facturar, busca plataformas que tengan funciones como el seguimiento del tiempo, la preparación de impuestos o el seguimiento del inventario.


¿Es la plataforma o la plantilla adecuada para su organización? Hay plataformas/plantillas relacionadas con un nicho, como algunas diseñadas sólo para organizaciones sin ánimo de lucro.


¿Cuánto quieres pagar? Algunas son gratuitas, otras pueden costar entre 10 y 50 dólares al mes.


¿Cuántos empleados y clientes admite?

8 consejos para mejorar su facturación electrónica.

Lea tambien: Lo que debe saber sobre sistemas administrativos y facturación electrónica


¿Es fácil de usar? Algunas plataformas son bastante sencillas de entender, mientras que otras pueden requerir cierta formación.


¿Es compatible con varios idiomas, monedas y pasarelas de pago? Si tiene clientes de todo el mundo, esta debería ser una característica imprescindible.


¿Cómo se hace la copia de seguridad de los datos? Si está en la nube, esto le permite acceder a ellos cuando y donde quiera.


¿Se adhiere a las normas de seguridad de datos PCI (PCI-DSS)? La seguridad debe ser una prioridad para que usted y sus clientes estén protegidos de los ciberataques.
¿Proporciona soporte técnico o servicio de atención al cliente? Habrá dificultades en la resolución de problemas y de facturación. Asegúrese de que hay una forma de resolver estos problemas.

¿Es escalable?


¿Qué dicen otros usuarios? Lee las reseñas que te ayudarán a responder alguna de las preguntas anteriores.

2-Aprenda cómo funcionan los mejores sistemas de facturación electrónica.

¿Ha encontrado un sistema de facturación electrónica? Si es así, es fantástico. Pero aún no ha terminado.

Al igual que con cualquier aparato nuevo que compres, pruébalo primero para no cometer ningún error cuando llegue el momento de facturar a tus clientes. Además, experimenta con las funciones personalizables, como la colocación del logotipo, los colores y el tipo de letra.

Lo más sencillo es crear una factura y enviarla a ti mismo, a un colega, a un amigo o a un familiar para asegurarte de que todo está en regla.

5 consejos para mejorar su facturación electrónica.

3-Mantén a tus clientes al tanto.

Si empiezas a facturar electrónicamente a tus clientes, ya sea enviándoles una plantilla por correo electrónico o utilizando una plataforma de facturación, notifícales el cambio.

Puede que no te des cuenta, pero podría afectar a su proceso de pago. Por ejemplo, puede que prefieran una copia en papel o que no utilicen una plataforma como PayPal.

4-Automatizar, automatizar, automatizar.

Ahora que ha hecho el cambio a la facturación electrónica, puede empezar a aprovechar el poder de la automatización.

Esto no sólo acelerará el proceso de pago, lo que su flujo de caja agradecerá, sino que también le ahorrará tiempo y dinero tanto a usted como a su cliente.
Algunas plataformas de facturación utilizan la automatización para

-Almacenar la información de pago del cliente en su tarjeta para poder cobrarle con sólo un clic.

-Establecer calendarios de facturación recurrentes.

-Recordatorios de pago automáticos y notificaciones de retraso en el pago. Flint, por ejemplo, hará un "ping" a los clientes hasta que realicen el pago.

-Habilitar el procesamiento de facturas online para que los clientes puedan pagarte cuando y como prefieran.

5-Humanizar las facturas electrónicas.

Que utilices la factura digital no significa que no debas humanizar tus facturas. Dedica un par de minutos a personalizar cada factura, por ejemplo, agradeciendo al cliente el pago, así como su apoyo continuo durante los últimos cinco años.

También puedes añadir un toque personal a tus facturas mencionando productos o servicios adicionales que tu cliente podría utilizar o compartiendo con ellos un contenido que podría mejorar su negocio.

Ambas cosas no solo humanizan tus facturas, sino que agilizan los pagos y pueden utilizarse como táctica de marketing para futuros trabajos.

En xitsus Latam tenemos servicio y asesoría integral para empresas en:

  • Equipos fiscales
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Saca la máxima eficiencia en impresoras https://xitsus.com.pa/saca-la-maxima-eficiencia-en-impresoras/ https://xitsus.com.pa/saca-la-maxima-eficiencia-en-impresoras/#respond Tue, 28 Jun 2022 17:27:04 +0000 https://xitsus.com.pa/?p=28520 Read more]]> Las impresoras son amadas por todos, ya que nos han facilitado mucho la vida. Podemos imprimir documentos importantes, fotos preciosas y casi todo lo que necesitamos tener en forma física.

Sin embargo, al igual que cualquier otra pieza de tecnología, las impresoras requieren cierto cuidado y mantenimiento para funcionar correctamente. Además, hay algunos trucos y consejos que pueden ayudarte a sacar el máximo partido a tu impresora y a maximizar su eficacia.

Así que, si quieres alargar la vida de tu impresora lo máximo posible y hacerla mucho más eficiente, sigue leyendo para conocer algunos consejos y trucos súper útiles.

1-No te equivoques al comprar el papel

Este es el factor más importante del que dependen en gran medida la calidad de impresión y la eficiencia de tu impresora. Siempre es una buena idea elegir el papel en función del uso que se le vaya a dar. Por ejemplo, si utilizas una impresora para etiquetas y pegatinas, entonces debes comprar papel de alta calidad que esté hecho para etiquetas y pegatinas, como el papel de vinilo.

Por otra parte, si optas por un papel más barato y de baja calidad, tus impresiones serán de mala calidad y tu impresora no durará tanto. Así que siempre merece la pena invertir en un papel de mejor calidad.

2-Vigila siempre los niveles de tinta/tóner

Normalmente, las impresoras vienen con algún tipo de indicador que te avisa cuando los niveles de tinta o tóner se están agotando. Si no se sustituyen a tiempo antes de que se sequen por completo, pueden causar daños irreparables en tu impresora.

Por lo tanto, es una buena práctica vigilar los niveles de tinta/tóner incluso antes de que aparezca el indicador. De este modo, podrás evitar las prisas de última hora en la tienda o los retrasos en tu trabajo.

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3-No ignore esos mensajes de error o advertencia

De vez en cuando, tu impresora mostrará mensajes de error o advertencia en su panel de control. Estos mensajes están ahí por una razón, así que no los ignore.

Algunos de los mensajes de error más comunes son “Atasco de papel”, “Problema con el cartucho de tinta” o “Nivel bajo de tinta”. Como su nombre indica, estos mensajes indican que hay un problema con el papel, el cartucho de tinta o los niveles de tinta, respectivamente. Por lo tanto, asegúrese de solucionar el problema tan pronto como vea el mensaje.

4-Asegúrese de que está utilizando la configuración correcta de la impresora

Dependiendo del tipo de documento o impresión que estés tratando de hacer, es posible que tengas que cambiar la configuración de tu impresora. Por ejemplo, si no estás imprimiendo algo que deba tener un aspecto superprofesional, bajar la calidad de impresión y los ajustes puede ahorrarte algo de tinta y acelerar la impresión.

Además, si sólo imprimes un par de páginas, utilizar el modo “Borrador” o “Eco” también puede ser útil para ahorrar recursos y tiempo.

5-Mantén tu impresora limpia y bien mantenida

Por último, pero no por ello menos importante, siempre es una buena idea limpiar la impresora con regularidad y mantenerla en buen estado. Esto ayudará a garantizar que su impresora se mantenga en buen estado durante mucho tiempo y siga funcionando sin problemas.

Si mantiene su impresora libre de polvo y de acumulación de tinta, evitará futuros problemas con su impresora y se asegurará de que sus cartuchos de tinta no se sequen. Esto es especialmente cierto si utiliza una impresora de menos de 100 dólares, ya que éstas no suelen estar diseñadas para un uso prolongado y requieren mucha atención.

6-Imprime con regularidad pero no te excedas

Esto puede parecer contradictorio, pero en realidad es bastante sencillo. Si no utilizas tu impresora con regularidad, la tinta de los cartuchos se secará y los cabezales de impresión se obstruirán. Por otro lado, si usas demasiado la impresora, también se desgastará más rápido.

Por tanto, la clave es encontrar un punto medio y utilizar la impresora con regularidad sin excederse. Una buena regla general es utilizar la impresora al menos una o dos veces por semana para mantenerla en buen estado.

Reflexiones finales

Eso es todo por ahora. Estos han sido unos cuantos consejos útiles que pueden ayudarte a sacar el máximo partido a tu impresora y que alargarán su vida útil, además de mejorar su eficiencia.

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Lea también: 3 tendencias de las tecnologías de facturación

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3 tendencias de las tecnologías de facturación https://xitsus.com.pa/3-tendencias-de-las-tecnologias-de-facturacion/ https://xitsus.com.pa/3-tendencias-de-las-tecnologias-de-facturacion/#respond Mon, 27 Jun 2022 20:53:26 +0000 https://xitsus.com.pa/?p=28508 Read more]]> 3 tendencias de las tecnologías de facturación

Las tecnologías de pago se basan constantemente en nuevas ideas. Cuáles son los últimos avances en facturación que las empresas deben conocer?

Las actuales tecnologías de facturación y cobro se desarrollaron para gestionar los procesos de pago de las empresas. La facturación en papel sigue siendo una opción popular para varias empresas en Estados Unidos. Pero la mayoría de ellas se ha pasado a los métodos electrónicos de facturación y cobro.

Estos avances son los responsables de la creciente popularidad de las actuales tecnologías de facturación y cobro. Veamos cómo la tecnología ha moldeado la forma en que las empresas de América envían facturas a sus clientes.


Automatización del proceso de facturación

3 tendencias de las tecnologías de facturación

La automatización del proceso de facturación ha reducido la necesidad de que las empresas hagan un seguimiento de sus transacciones financieras.

La mayoría de las empresas de Estados Unidos han dejado de utilizar facturas en papel. Incluso las empresas que no han automatizado todo su proceso de facturación prefieren utilizar plantillas de facturas en blanco para los proveedores de servicios.

La automatización del proceso permite a las organizaciones recibir recordatorios de las fechas de vencimiento y de los retrasos en la recepción de los pagos. También ha ayudado a las empresas del país a mantenerse al día con sus calendarios de facturación y pago.

La automatización de las responsabilidades manuales de creación y envío de facturas permite a los empresarios y al personal centrarse en otras tareas esenciales. Las empresas también pueden ahorrar dinero porque no necesitan personal adicional para ocuparse de estas responsabilidades.

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Varias empresas también han adoptado la tecnología blockchain para agilizar sus procesos de facturación y cobro. Les permite mantener un registro de todas sus transacciones financieras. También elimina la necesidad de recursos adicionales o de proveedores externos.

La automatización de las responsabilidades manuales de crear y enviar facturas permite a los propietarios de las empresas y al personal centrarse en otras tareas esenciales.

La tecnología Blockchain no solo ha facilitado la gestión financiera, sino que también ha improvisado todo el proceso de facturación. La tecnología impide cualquier manipulación o borrado accidental de las facturas una vez que se registran y se envían al cliente, eliminando así el riesgo de actividades fraudulentas.

Con la adopción gradual de la tecnología blockchain en las empresas estadounidenses, hemos empezado a notar el declive de los sistemas de facturación tradicionales.

IA y aprendizaje automático

Los avances en la tecnología de IA y aprendizaje automático han llevado la automatización de las soluciones de facturación a un nivel superior. La mayoría de los proveedores de software pueden ofrecer un enfoque holístico que presenta funcionalidades más allá del ciclo básico de facturación.

La intervención de la IA y el aprendizaje automático ha desbloqueado capacidades de software inimaginables para el ser humano. Las empresas pueden procesar cientos de facturas en poco tiempo, a la vez que procesan cantidades significativas de datos financieros.

También es más fácil identificar o verificar las transacciones pasadas, lo que da a la empresa un mejor control sobre sus costes y su cadena de suministro. El uso de la IA y la tecnología de aprendizaje automático también puede detectar anomalías y errores con la mínima intervención humana.

Facturación en la nube

Con el aumento del uso del modelo de software como servicio , la mayoría de las tecnologías de facturación han comenzado a operar desde la nube.

Permiten a las empresas acceder a los registros y datos financieros desde un dispositivo conectado a Internet en cualquier parte del mundo.

La facturación basada en la nube también permite a las personas recibir actualizaciones del negocio en tiempo real y tomar las medidas necesarias. El personal de la empresa puede abordar cualquier problema urgente con el pago en tiempo real para mantener la reputación de su empresa. Los monederos digitales también se han convertido ya en parte de la facturación en la nube.

Desde Xitsus latam, los invitamos a comunicarse con nuestro personal especializado, en materia de:

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  • Sistemas de facturación
  • Soporte técnico para empresas

Lea también: 3 consejos de facturación para gestionar su empresa

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Con un sistema de gestión de facturas y estos 3 consejos de facturación, puede hacer que facturar sea menos un dolor de cabeza.

Disfrute de un mejor flujo de caja, de un impulso a su rentabilidad e incluso de una plantilla más productiva. Veamos los consejos de facturación a continuación:

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Consejo nº 1. Utilice un software de gestión de facturas

Tanto si eres una PYME como una empresa, no hay excusa para no tener un software que controle dónde está tu dinero y a dónde va.

Si aún no lo has hecho, ya es hora de decir adiós a todo ese papeleo.

Con el software de gestión de facturas, puedes crear y enviar facturas en unos instantes.

¿Por qué gastar el esfuerzo manual cuando hay soluciones fácilmente disponibles (y baratas) para hacer el trabajo más rápido? Exprimir la administración entre los trabajos, o trabajar más horas de las necesarias es mucho más probable que conduzca a errores.

Esto también puede significar una pérdida de ingresos y un personal frustrado, o clientes que tardarán más en pagar…

Afortunadamente, con el software de gestión de trabajos, puede hacer uso de la facturación automatizada para llevar a cabo las tareas mundanas que se han convertido en una carga.

Por ejemplo, si utilizas Valery, podrás configurar reglas específicas y establecer precios para que la facturación sea fácil, sin importar el trabajo. El software de facturación automatizada puede encargarse de ello en un instante.

Un sistema de gestión de facturas inteligente le permitirá realizar fácilmente el seguimiento de otras tareas, como los pagos atrasados.

También puedes dividir el pago en varias facturas e incluso consolidarlas para que los clientes puedan pagar de una sola vez.

Consejo nº 2. Facturar con exactitud y a tiempo

No facturar con precisión o a tiempo puede ser un obstáculo importante que se interpone en el camino del crecimiento de su empresa, incluso cuando puede parecer que su negocio está en auge.

A menudo, los gerentes o propietarios subestiman el tiempo que les lleva la facturación. Una de las principales razones por las que la facturación puede convertirse en una tarea es sencilla: si se hace manualmente, hay mucho papeleo.

A pesar de lo satisfactorio que puede ser poner el lápiz sobre el papel, uno de nuestros principales consejos para la facturación es digitalizarla.

más probable que sea inexacta, sobre todo si tienes prisa o intentas procesar muchos detalles sin la ayuda de un software:

De hecho, "cerca del 25% del tiempo se dedica a resolver problemas relacionados con la introducción y el procesamiento de datos de las facturas, según este estudio de Wax Digital".
GoCardless

Tanto si tienes un equipo dedicado en la oficina a gestionar las tareas administrativas como si son tus ingenieros los que organizan las facturas por sí mismos, nadie debería carecer de la configuración adecuada para facilitar esta tarea. Los retrasos suponen perder tiempo de forma más eficaz.

Perder el tiempo en la administración manual frente a la utilización de un sistema de gestión de facturas sólo empeora cuando entran en juego otras tareas, como la inevitable molestia de perseguir a los morosos (aunque también tenemos consejos sobre facturación), y las incoherencias sólo empeorarán la lucha. Pero ahí es donde una buena gestión de los datos demuestra realmente su valor.

Consejo nº 3. Comuníquese con las personas adecuadas para cobrar a tiempo

Por supuesto, los datos completos de los clientes no sólo facilitan los pagos, sino también la comunicación. Al fin y al cabo, ¡quieres estar seguro de que tus solicitudes piden la cantidad correcta y a la persona adecuada!

En el caso de los clientes corporativos, a menudo ocurre que la persona que agradece el servicio que acabas de prestar no es la que realmente te transfiere los fondos.

Por otro lado, si el departamento de contabilidad de su cliente no sabe quién es usted, es posible que ignore sus recordatorios.

Si mantiene una base de datos de clientes con todos los contactos correctos, es fácil asegurarse de que está enviando correos electrónicos, llamando o incluso enviando cartas a la persona correcta, cada vez.

Según estudios realizados por diversas empresas se llego a la concolución que:

Los departamentos financieros pueden ahorrar alrededor de 4 días laborables al mes utilizando una solución de pago (Software) B2B, reduciendo todos los procesos manuales para hacer frente a los pagos de las facturas de los proveedores.

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Para una mayor información contáctenos y le daremos asesoría personalizada en facturación electrónica, software de gestión de facturas, equipos fiscales, planes de soporte técnico y mucho más. AQUÍ.

Lea también. La facturación electrónica y su funcionamiento

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